O passivo não se configura apenas com a existência de uma nota fiscal, um contrato, um auto de infração ou outro documento de natureza semelhante. Conforme premissas básicas de responsabilidade social, moral e ética, a empresa deve arcar com todos os custos necessários para a obtenção de suas receitas ou, mais especificamente, para a manutenção de seu processo operacional. Dessa forma, deve se responsabilizar pelo tratamento de qualquer forma de poluição ou degradação de seus produtos ou processo de fabricação. Logo, se há agressão ao meio ambiente, a obrigação pelas conseqüências das agressões deve ser reconhecida no momento em as mesmas ocorrem ou quando se toma conhecimento da ocorrência.

Portanto, todos os gastos para a manutenção do gerenciamento ambiental devem ser reconhecidos no período em que ocorrem e, da mesma forma, quando se toma conhecimento de que o meio natural sofreu impactos nocivos em decorrência do processo operacional, deve-se procurar imediatamente informações técnicas que subsidiem a determinação do valor da obrigação que já existe.

Contabilmente, um passivo ambiental deve ser reconhecido quando existe uma obrigação por parte da empresa que incorreu em um custo ambiental ainda não desembolsado, desde que atenda ao critério de reconhecimento como uma obrigação. Portanto, esse tipo de passivo é definido como sendo uma obrigação presente da empresa que surgiu de eventos passados. Pode abranger:

• Despesas do exercício atual: os passivos ambientais que se originam em despesas (insumos ou serviços necessários à realização do processo de recuperação, totalmente consumidos), devem ser contabilizados em contrapartida a uma conta de resultado à medida que o fato gerador ocorre.
• Resultados de exercícios anteriores: o passivo ambiental poderá decorrer de eventos passados. Tratando-se de fatos geradores ocorridos em exercícios anteriores e que não possam ser atribuídos a fatos subseqüentes (a recuperação de áreas poluídas, por exemplo) a contrapartida dos ajustes também deveria ser feita diretamente à conta de Resultados do exercício em curso, dado que os Resultados de exercícios anteriores só devem ser alterados em função de mudança de critério contábil ou da retificação de erro imputável a determinados exercícios anteriores.
  Em ambos os casos, os passivos ambientais deveriam ser estimados, não havendo elementos para determinar seus valores precisos, hipóteses em que as provisões contábeis seriam constituídas.
• Estudos técnicos devem ser feitos, abrangendo as características originais, estados atual e localização geográfica da área afetada. A empresa poderia proceder a um levantamento do montante de gastos a realizar, elaborando um plano de viabilização para execução do empreendimento, sendo estes reconhecidos através de provisões contábeis às exigibilidades envolvidas.
• Essas exigibilidades verificadas na realização de estudos necessários à recuperação e/ou proteção ambiental são reconhecidas, em alguns casos, à medida que tais estudos começam a apresentar seus primeiros resultados, dada à constatação das responsabilidades a serem cumpridas.
• Na maioria dos casos, essas exigibilidades são reconhecidas somente no ato da efetivação dos gastos. Tais gastos, de acordo com os Princípios Contábeis e suas respectivas exigibilidades, deveriam ser contabilizados no mesmo período que seria registrado a receita decorrente, podendo dessa forma confrontar-se as receitas e despesas no mesmo período contábil.
• Ativos permanentes de natureza ambiental: os bens adquiridos que são classificados no ativo permanente podem originar passivos ambientais, em contrapartida a um ativo ambiental. Isto pode acontecer quando o processo de proteção, preservação e recuperação do meio ambiente exigir a aquisição de equipamentos e instalações que seriam utilizados por períodos superiores ao exercício em curso. Esses equipamentos podem ser utilizados na recuperação da área afetada, ou também no monitoramento pré e pós-realização do trabalho.
• Riscos ambientais potenciais: quando correlacionados com riscos e incertezas a que a empresa está sujeita, os passivos ambientais adquirem as características das contingências, podendo decorrer de três situações:
• iniciativa própria: quando a empresa antecipa por iniciativa própria a ações de terceiros ou da legislação ambiental, como eventos passados, presentes ou futuros, reconhecendo suas obrigações.
• reivindicações de terceiros: os passivos, advindos de reivindicações de terceiros poderiam merecer tratamentos similares. As indenizações financeiras de restauração de bens podem ser requeridas pela comunidade externa em decorrência de prejuízos sofridos em função das atividades operacionais da empresa.
• exigibilidade das legislações ambientais: os órgãos competentes poderão verificar o grau de responsabilidade da empresa quando esta opera de forma irregular, não obedecendo aos padrões ambientais estabelecidos, resultando em penalidades.
• Fusão, cisão, incorporação, venda e privatização: tem sido objeto de grande importância para o processo de tomada de decisões, o valor do passivo ambiental de uma empresa, sendo questionado com freqüência e sua evidenciação exigida por um número cada vez maior de usuários. Entre estes, pode-se mencionar os envolvidos em processo de compra e ou venda de empresa, de fusão, cisão, incorporação, e, ainda, em processos de privatização, para fins de determinação do real valor econômico da empresa.
• Instituições financeiras: as instituições financeiras estão atentas também ao passivo ambiental das empresas. Em países mais desenvolvidos, evitam até de conceder empréstimos àquelas que apresentam qualquer risco potencial ao meio ambiente.